canal de denuncias
FORMULARIO PARA CUMPLIMENTAR LA DENUNCIA:
PROCEDIMIENTO CANAL DE DENUNCIAS:
1. OBJETO
La Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción obliga a todas las empresas con más de 49 trabajadores a implementar un canal de denuncias interno, con el objetivo de garantizar la prevención y castigo de la comisión de delitos e infracciones en las empresas en diversas materias.
El Canal de Denuncias se establece no sólo para dar cumplimiento a un requisito legal impuesto, sino para posibilitar que los empleados y terceros puedan comunicar a la organización incumplimientos de normas, ya sean impuestas por el legislador como aquellas que de forma voluntaria se ha dado la propia empresa para cumplir con sus principios y fines.
El ámbito de su aplicación alcanza tanto a los empleados (Órgano de gobierno, dirección, directivos y socios, mandos intermedios, trabajadores, extrabajadores y otros) como a terceros (clientes, proveedores, consultores externos, etc.), todos los cuales pueden ser denunciantes.
Por la experiencia obtenida, los denunciantes se sienten más cómodos denunciando por canales internos, es decir, dentro de la organización donde trabajan. Por ello, los objetivos primordiales de la Directiva son:
Proteger jurídicamente a aquellas personas que se prestan a denunciar los incumplimientos y que, como consecuencia de ello, pudieran ser represaliadas de muy diversas formas, como por ejemplo el despido, el cambio de puesto de trabajo, la pérdida de contrato en caso de ser un proveedor, etc.
Fomentar el uso de esta herramienta de comunicación a nivel europeo.
La denuncia podrá ser anónima o nominativa, pero en ambos casos se trata de un procedimiento confidencial por parte de las personas que intervengan en el mismo, estando obligada la Organización a prestarle protección jurídica y evitar cualquier tipo de represalia.
En cuanto a qué debemos entender como infracción, debemos incluir todos aquellos incumplimientos que se produzcan contra de la legalidad y contra las normas internas de la Organización, es decir, su Código Ético, las Políticas que lo desarrollan y sus procedimientos. A modo de ejemplo, los casos de corrupción y soborno, conflictos de intereses, fraudes y estafas, medio ambiente, seguridad de los alimentos, manipulaciones contables, acoso y discriminación, violación del Código Ético y otras.
El denunciante será informado en un plazo máximo de tres meses de la tramitación de la denuncia, sus avances o incluso su archivo por falta de pruebas. Dicho plazo podrá ampliarse a seis meses cuando las circunstancias o complejidad del caso lo requieran.
Anualmente se elaborará un informe sobre los procedimientos de denuncias internas que se hayan producido, siendo accesible su conocimiento a empleados y terceros, y poniéndolo en valor en ciclos formativos sobre ética e integridad.
Por otra parte, el presente procedimiento protege igualmente los derechos de la persona afectada por la denuncia (el denunciado), como es la reputación y la confidencialidad de su identidad, así como garantizar sus derechos de defensa, incluido el derecho de acceso al expediente, el derecho a ser oído y el derecho a la tutela judicial efectiva.
2. ALCANCE
La presente Política será de aplicación a los denunciantes que trabajen en ROMILLO GARCÍA ASESORES SL y que hayan obtenido información sobre infracciones en un contexto laboral, incluyendo a:
Personas que tengan la condición de trabajador conforme al artículo 45 apartado 1 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea, incluidos los funcionarios.
Trabajadores no asalariados en el sentido del artículo 49 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea.
Los socios y personas pertenecientes al Órgano de administración, Dirección o supervisión de la empresa, incluidos los miembros no ejecutivos, así como los voluntarios y trabajadores en prácticas remunerados o no.
Cualquier persona que trabaje bajo la supervisión y la dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores.
Denunciantes que comuniquen o revelen públicamente información sobre infracciones obtenidas en el marco de una relación laboral ya finalizada.
Denunciantes cuya relación laboral todavía no haya comenzado, si la infracción se obtiene durante el proceso de selección o negociación contractual.
DEFINICIONES
Infracciones: las acciones u omisiones que sean ilícitas y estén relacionadas con las siguientes materias:
Contratación pública
Servicios, productos y mercados financieros, prevención de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo
Seguridad de los productos y conformidad
Seguridad del transporte
Protección del medio ambiente
Protección frente a las radiaciones y seguridad nuclear
Seguridad de los alimentos y los piensos, sanidad animal y bienestar de los animales
Salud pública
Protección de los consumidores
Protección de la privacidad y de los datos personales, y seguridad de las redes y los sistemas de información
Información sobre infracciones: la información, incluidas las sospechas razonables, sobre infracciones reales o potenciales que se hayan producido o se vayan a producir en la organización en la que trabaje o haya trabajado el denunciante o en otra organización que, por motivo de trabajo, haya estado en contacto el denunciante; y sobre intentos de ocultar tales infracciones.
Denuncia o denunciar: la comunicación verbal o por escrito de información sobre infracciones.
Denuncia interna: la comunicación verbal o por escrito de información sobre infracciones dentro de una entidad jurídica de los sectores privados o públicos.
Denuncia externa: la comunicación verbal o por escrito de información sobre infracciones ante las autoridades competentes.
Revelación pública o revelar públicamente: la puesta a disposición del público información sobre infracciones.
Denunciante: persona física que comunica o revela públicamente información sobre infracciones obtenida en el contexto de sus actividades laborales.
Facilitador: persona física que asiste a un denunciante en el proceso de denuncia en un contexto laboral y cuya asistencia debe ser confidencial.
Contexto laboral: las actividades de trabajo presentes o pasadas en el sector público o privado a través de las cuales, las personas pueden obtener información sobre infracciones y en el que estas personas podrían sufrir represalias si comunicaran dicha información.
Persona afectada: persona física o jurídica a la que se haga referencia en la denuncia o revelación pública como la persona a la que se atribuye la infracción o con la que se asocia la infracción
Represalia: toda acción u omisión, directa o indirecta, que tenga lugar en un contexto laboral, que esté motivada por una denuncia o revelación pública y que cause o pueda causar perjuicios injustificados al denunciante.
Seguimiento: toda acción emprendida por el destinatario de una denuncia o autoridad competente a fin de valorar la exactitud de las alegaciones hechas en la denuncia y, en su caso, resolver la infracción denunciada, incluso a través de investigaciones internas, acciones judiciales, acciones de recuperación de fondos o el archivo del procedimiento.
Respuesta: la información facilitada a los denunciantes sobre las medidas previstas o adoptadas para seguir la denuncia y los motivos de tal seguimiento.
Autoridad competente: toda autoridad nacional designada para recibir denuncias y dar respuesta a los denunciantes, y hacer el seguimiento.
3. PROCEDIMIENTO
Nuestro Canal de Denuncias es seguro, garantizándose la confidencialidad del denunciante y de cualquier tercero que se mencione en la misma, impidiéndose el acceso a personal no autorizado.
El Canal de Denuncias será gestionado por el delegado de Cumplimiento Normativo, de forma que todas las denuncias se canalizarán para que, de una u otra forma, le lleguen a él.
El denunciante podrá realizar la denuncia por los siguientes medios, indistintamente:
- Verbalmente o por escrito mediante comunicación a su superior jerárquico, el cual deberá levantar un acta de la reunión presencial mantenida con las manifestaciones vertidas firmada por el denunciante, adjuntando los documentos o pruebas en que base su denuncia, de todo lo cual deberá dar traslado al delegado de Cumplimiento Normativo.
- Verbalmente o por escrito mediante comunicación directa al delegado de Cumplimiento Normativo.
- Por correo electrónico a la siguiente dirección info@romillogarcia.com
- A través del portal web de ROMILLO GARCÍA ASESORES SL www.romillogarcia.com donde consta un buzón en el que se puede realizar la denuncia nominativa e incluso anónima.
Se adjunta como ANEXO I formulario de denuncia que se encuentra a disposición de cualquier interesado tanto en esta Política como en nuestra página web por si fuera de su interés.
La denuncia deberá contener como mínimo los siguientes datos:
Identidad del denunciante
Centro de trabajo al que pertenece
Descripción de los hechos denunciados
Datos de contacto
Persona o personas involucradas con los hechos denunciados si se conocen
Si actualmente los hechos siguen produciéndose
Documentos o pruebas (ej.: testigos) que acrediten los hechos
Una vez producida la denuncia por cualquiera de los medios anteriormente expuestos, se procederá a entregar un acuse de recibo al denunciante en un plazo de siete días a partir del día de recepción de la denuncia.
El Delegado de Cumplimiento Normativo será la persona imparcial competente para seguir diligentemente las denuncias, manteniendo contacto con el denunciante, pudiendo pedirle información adicional si fuera necesario, estando obligado el denunciante a colaborar en la investigación.
El Delegado de Cumplimiento Normativo podrá ayudarse de personal del departamento afectado si lo creyera necesario para realizar una correcta investigación de la denuncia.
El plazo para dar respuesta a la denuncia planteada no podrá ser superior a TRES MESES a partir del acuse de recibo al denunciante, y si no se remitió el acuse de recibo, a tres meses a partir del vencimiento del plazo de siete días después de hacer la denuncia.
En el supuesto caso de que la denuncia no fuera respondida en el tiempo anteriormente citado, el denunciante podrá realizar denuncia externa ante las autoridades competentes. Recibida la denuncia por el Delegado de Cumplimiento Normativo a través de los diversos cauces, examinará la misma y podrá solicitar más pruebas para su comprobación que una vez terminada dará como resultado:
- El archivo de la denuncia por inexistencia de las infracciones o incumplimientos denunciados o por falta de pruebas con un informe de terminación.
- La continuación de su tramitación, pudiendo valerse de personal de otros departamentos, y elaborando un informe de conclusiones cuyo contenido será:
- Identificación de las personas implicadas
- Descripción de los hechos
- Pruebas y acreditación de los mismos
- Comunicación a la persona afectada para que ejercite su derecho de defensa y contradicción
- Conclusiones
- El informe de conclusiones será remitido al responsable de RRHH y a la Dirección para procedan a imponer las medidas correctivas y sancionadoras que estimen convenientes conforme al sistema disciplinario de la organización.
4. DERECHOS Y OBLIGACIONES DEL DENUNCIANTE
El Delegado de Cumplimiento Normativo y resto de personas que intervengan en la denuncia tienen el deber de confidencialidad, sin que puedan facilitar la identidad del denunciante a ninguna otra persona salvo que sea necesario comunicarlo a las autoridades judiciales o administrativas o por que sean autorizados por el propio denunciante expresamente.
Excepcionalmente, sólo podrá revelarse la identificación del denunciante cuando una obligación impuesta por el Derecho, como por ejemplo la salvaguarda del derecho de defensa de la persona afectada o denunciada. En este caso, el denunciante deberá ser previamente informado con una explicación de los motivos por los que se ha revelado su identidad como dato confidencial.
En cuanto a las medidas de protección que esta Política establece a favor de los denunciantes, se prohíbe:
Suspender, despedir, destituir o medidas equivalentes
Degradar o denegar ascensos
Cambiar de puesto de trabajo, de ubicación de lugar de trabajo, reducción de salario o cambio de horario de trabajo
Denegar formación
Hacer referencias negativas con respecto a sus resultados laborales
Imponer cualquier tipo de medida disciplinaria
Coaccionar, intimidar, acosar u ostracismo
Discriminación, o trato desfavorable o injusto
No conversión de un contrato de trabajo temporal en uno indefinido en caso de tener expectativas para ello
No renovación o terminación anticipada de un contrato temporal
Daños, incluidos a su reputación, en especial en los medios sociales, o pérdidas económicas, incluida la pérdida de negocio y de ingresos (caso de proveedores denunciantes, o contratistas, etc.)
Terminación anticipada o anulación de contratos de bienes o servicios
Anulación de una licencia o permiso
Todas las personas descritas en el apartado 2 de esta Política tienen la obligación de comunicar los incumplimientos e infracciones del apartado 3 letra a). El incumplimiento de esta obligación puede ser sancionado por la organización.
Este procedimiento no protegerá a aquellas personas que denuncien malintencionadamente con el fin de causar un perjuicio injusto.
5. PROTECCION DE DATOS
La organización establece un registro de todas las denuncias recibidas, las cuales deberán ser conservadas durante el periodo que sea necesario y proporcionado.
El acceso a los datos contenidos en estos procedimientos quedará limitado exclusivamente a quienes desarrollan las funciones de control interno y cumplimiento (Delegado de Cumplimiento Normativo), a los departamentos que por razón de la materia sea necesario que intervenga en la investigación y al responsable del departamento de RRHH y a la Dirección cuando la finalización del expediente conlleve una sanción.
Una vez transcurridos los tres meses desde la iniciación de la denuncia, deberá procederse a su supresión del sistema, con la excepción que permite conservarlos para dejar evidencia del funcionamiento del modelo de prevención de la comisión de delitos por la organización.
Transcurrido ese plazo, los datos podrán seguir siendo tratados por el órgano al que corresponda la investigación de los hechos denunciados, pero no podrán conservarse en el propio sistema de información de denuncias.
Aquellas denuncias a las que no se les haya dado curso, solamente podrán constar de forma anonimizada.
Los titulares de los datos personales deben ser informados tanto de la existencia del canal de denuncias, como del tratamiento de sus datos personales en relación con cualquier denuncia en la que se vean involucrados.
Dicha información se facilita en dos fases:
Una primera fase, donde se debe informar sobre la implantación del canal de denuncias, la finalidad del tratamiento de datos relacionado con este sistema de denuncias.
Una segunda fase, en el momento en el que se recibe la denuncia, se deberá informar de ello a cada uno de los afectados: denunciante, denunciado, testigos, terceros afectados, El responsable deberá informar a estos afectados desde el mismo momento en el que se obtengan los datos, sobre los fines del tratamiento y a qué se destinan esos datos personales. Cuando los datos los facilite un tercero que ha puesto la denuncia, la comunicación al afectado conforme al artículo 14.3 del Reglamento Europeo 679/2016 y la LOPDGDD 3/2018, en el plazo de un mes, y en todo caso en un plazo máximo de tres meses que es plazo previsto para dar respuesta a la denuncia planteada.
El departamento de Protección de Datos y de Delegado de Cumplimiento Normativo implantará las medidas técnicas y organizativas suficientes para preservar la confidencialidad de los datos tratados en este fichero de DENUNCIAS.
El denunciado tiene los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, y limitación sin que ello implique revelar la identidad del denunciante.
6. FORMACION Y COMUNICACIÓN
La presente Política se comunicará a las personas que les es de aplicación:
En el Contrato de Trabajo y las Funciones y Obligaciones del Personal con acceso a Datos y Compromiso de Confidencialidad que se entrega a las nuevas incorporaciones de plantilla
Mediante el envío de un correo electrónico acompañado de copia del presente Procedimiento e informando que se encuentra
En la web de ROMILLO GARCÍA ASESORES SL para informar a los colaboradores y empresas externas que mantienen relación con ROMILLO GARCÍA ASESORES SL
Por cualquier otro medio que se pueda transmitir a un afectado, y/o a su requerimiento o solicitud
7. APROBACION, ENTRADA EN VIGOR Y REVISION
El órgano de gobierno de ROMILLO GARCIA ASESORES SL ha aprobado el presente procedimiento de Canal de Denuncias.
El procedimiento de Canal de Denuncias entrará en vigor el día siguiente a su publicación en la intranet de ROMILLO GARCIA ASESORES SL y su página web, teniendo efectos vinculantes para todos los afectados desde esa fecha.
El presente procedimiento será revisado anualmente.